ติดต่อประสานงานยังไงให้ประสบความสำเร็จในปี 2016

การมีทักษะในการสื่อสารที่ดีนั้นย่อมนำพามาสู่ความสำเร็จ ไม่ว่าจะเป็นในเรื่องของการติดต่อกับผู้คนเพื่อสร้างความสัมพันธ์ และพันธมิตร หรือการติดต่อธุรกิจต่างๆ คนที่ “รู้จัก” วิธีการสื่อสารที่ดี ย่อมส่งผลให้คู่สนทนาให้ความเชื่อถือและยินดีที่จะร่วมโครงการหรือติดต่อธุรกิจกับเรา

ในทางตรงกันข้ามหากเรามีทักษะการสื่อสารที่ไม่ดี หรือไม่รู้วิธีการสื่อสารที่ถูกต้อง ไม่สามารถทำให้คู่สนทนาเข้าใจในสิ่งที่เรากำลังสื่อสาร อาจทำให้เกิดการเข้าใจที่ผิด การติดต่องานหรือธุรกิจของเราก็ย่อมไม่มีประสิทธิภาพ หรืออาจส่งผลจนทำให้การติดต่อสื่อสารของเราไม่ประสบความสำเร็จเลยก็ได้

การสื่อสารเป็นกระบวนการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างบุคคลและกลุ่มบุคคล ดังนั้นในการติดต่อประสานงานให้ประสบความสำเร็จได้นั้น ผู้ติดต่อสื่อสารจำเป็นต้องมีทักษะการสื่อสารที่ดี  ต้องใช้ประสบการณ์และความสามารถในการถ่ายทอดความคิด ข้อมูล และวัตถุประสงค์ ให้ผู้รับสารเข้าใจอย่างชัดเจน ดังนั้นการติดต่อประสานงานจะสำเร็จได้ด้วยการที่ผู้พูดและผู้ฟังมีความเข้าใจตรงกัน

ท่านผู้อ่านคงเห็นแล้วว่า การสื่อสารที่ผิดพลาดนั่นเป็นสิ่งที่น่ากลัวจริงๆ เพราะไม่เพียงแต่จะส่งผลเสียในการติดต่อธุรกิจ แต่มันยังส่งผลต่อภาพลักษณ์ของแบรนด์และตัวของเราเองด้วย

วันนี้ตลาดปัญญาจึงมีเทคนิคที่จะช่วยให้เราได้มาซึ่งทักษะการสื่อสารที่ดีและเป็นมืออาชีพ มาเป็นของขวัญปีใหม่ให้กับสมาชิกตลาดปัญญาทุกๆคน เพราะเราเชื่อว่าทักษะการสื่อสารที่ดีย่อมทำให้การติดต่อประสานงานของเรามีประสิทธิภาพ และประสบความสำเร็จในที่สุด มาเรียนรู้และเริ่มใช้เป็นกลยุทธ์การสื่อสารของปีนี้กันเลย

ขั้นตอนของการสร้างทักษะการสื่อสารที่ดี

1. รู้ว่าจะพูดอะไรและทำไม

ก่อนที่เราจะสื่อสารกับใคร เราต้องทำความเข้าใจถึงวัตถุประสงค์ และสิ่งที่เราต้องการสื่อสารอย่างชัดเจนเสียก่อน  เราต้องรู้ว่าเรากำลังสื่อสารกับใครและทำไม วิธีการที่จะช่วยให้การติดต่อประสานมีประสิทธิภาพก็คือการที่เราต้องทำความเข้าใจกับบุคคลที่เรากำลังสื่อสาร ไม่ว่าจะเป็นในด้านของอายุ วัฒนธรรม แนวคิด เพศ  เราต้องตอบตัวเองให้ได้ก่อนเสมอว่า เรามีจุดประสงค์อะไรในการติดต่อกับคนนั้นๆ เพื่อขายโฆษณา เพื่อประสานงาน เพื่อเชิญมาร่วมโครงการ เมื่อเราตอบได้ เราจะรู้ว่าควรจะพูดอะไรกับผู้ที่เราไปติดต่อ

2. จะพูดได้อย่างไร

เมื่อเรารู้ว่าจะพูดอย่างไร สิ่งที่เราควรรู้ต่อมาก็คือควรพูดในสถานการณ์ไหน ต้องรู้จักการสบตากับคู่สนทนา เพราะการสบตาคู่สนทนาระหว่างพูดจะช่วยให้คู่สนทนาเห็นว่าเรามีความจริงใจ และมีความเชื่อมั่นในสิ่งที่เรากำลังนำเสนอ และอย่าลืมที่จะใช้ท่าทางประกอบการพูดให้เหมาะสมตามสถานการณ์ด้วยเช่นกัน รวมทั้งการพยักหน้าตอบรับ เพราะมันแสดงให้เห็นว่าเรามีความเต็มใจและสนใจคู่สนทนา ท่าทางที่ดีจะช่วยให้การสื่อสารของเราเป็นไปอย่างราบรื่น

3. สนทนาอย่างมีประสิทธิภาพ

การติดต่อประสานงานเป็นการสื่อสาร 2 ทาง หลังจากที่เราพูดจบแล้ว สิ่งต่อมาคือการหยุดแล้วสังเกตปฏิกิริยาของคู่สนทนาว่าเขารู้สึกอย่างไร และเข้าใจสิ่งที่เราสื่อสารว่าอย่างไร ในขณะที่คู่สนทนากำลังพูด ควรระมัดระวังการพูดที่จะเป็นการตัดบทสนทนา หรือไม่ใส่ใจฟังสิ่งที่พวกเขากำลังพูดอยู่  ควรตั้งใจฟังคู่สนทนาและเสนอไอเดียหรือความคิดเห็นของเราได้ตามความเหมาะสมเพื่อแสดงให้พวกเขาเห็นว่าเรามีความสนใจในสิ่งที่พวกเขากำลังพูด

หากการสนทนาติดต่อประสานงานจบสิ้นลงแล้ว อย่าลืมที่จะทบทวนว่าสิ่งที่เราสื่อสารนั้นถูกต้องตามที่เราต้องการนำเสนอหรือไม่ คู่สนทนาเข้าใจสิ่งที่เราได้คุยไปหรือไม่ โดยการเปิดโอกาสให้คู่สนทนาได้ถามคำถาม โดยไม่ควรถามเป็นคำถามปลายปิดที่ให้ตอบว่าใช่หรือไม่ใช่ แต่ให้ถามเป็นคำถามปลายเปิด เช่น คุณมีความคิดเห็นอย่างไร คุณมองว่าไอเดียนี้เป็นอย่างไรบ้าง เป็นต้น

4. ทิ้งท้ายและติดตามผล

วัตถุประสงค์หนึ่งของการติดต่อประสานงานส่วนใหญ่ก็คือ ต้องการให้คู่สนทนาตอบตกลงหรือคล้อยตามในสิ่งที่เรากำลังนำเสนอ แน่นอนว่าการตอบตกลงย่อมเป็นสิ่งที่เราต้องการ แต่ถ้าหากคู่สนทนายังไม่ได้ตัดสินใจในทันที อย่าลืมที่จะเสนออะไรบางอย่างหรือทิ้งท้ายให้พวกเขาได้นำเรื่องที่พูดคุยในวันนี้กลับไปคิด ไม่ว่าจะเป็นการบอกถึงผลประโยชน์ที่พวกเขาจะได้รับ โอกาสที่พวกเขาจะได้รับ หรือเสนอให้คู่สนทนารู้ว่าสิ่งที่เรานำเสนอหรือพูดคุยนั้นจะช่วยแก้ไขปัญหาที่พวกเขากำลังเจออยู่ได้อย่างไร สุดท้ายอย่าลืมที่จะขอติดตามผลการพูดคุยและแจ้งข้อมูลการติดต่อเราให้พวกเขาทราบ

แม้จะไม่มีอะไรที่สามารถการันตีได้ว่าการสื่อสารติดต่อประสานงานจะประสบความสำเร็จในทุกครั้ง แต่การเข้าใจคู่สนทนา ให้เกียรติคู่สนทนาย่อมทำให้ก่อเกิดมิตรภาพที่ดีระหว่างเรากับคู่สนทนา จนอาจส่งผลให้การติดต่อของเราประสบความสำเร็จในที่สุด

เทคนิคเพิ่มเติมเพื่อพัฒนาทักษะด้านการสื่อสาร

ฝึกฝนทักษะการฟังของเรา ด้วยการฟังอย่างตั้งใจและพยายามจับประเด็นจากการพูดให้ได้ รวมไปถึงเข้าใจสิ่งที่คู่สนทนาต้องการ การฟังเยอะ อ่านเยอะ สังเกตเยอะ จะช่วยให้เราสามารถพัฒนาทักษะทางการสื่อสารได้อย่างรวดเร็ว

เรียนรู้ที่จะเข้าใจผู้อื่น โดยการเปิดใจให้กว้างและรับฟังความคิดเห็นของผู้อื่นอยู่เสมอ นักสื่อสารที่ดีคือผู้ที่สามารถสร้างจุดร่วมระหว่างความแตกต่างได้ ส่วนนักการสื่อสารที่ไม่ดีคือผู้ที่ยัดเยียดความคิดของตัวเองให้ผู้อื่นแต่เพียงฝ่ายเดียว

ระมัดระวังที่จะพูดในเรื่องที่กระทบกระเทือนจิตใจของคู่สนทนา เพราะหากเราผู้อะไรที่ทำให้คู่สนทนาเกิดความไม่พอใจ นั่นย่อมส่งผลให้การติดต่อประสานงานครั้งนี้ของเราไม่ประสบความสำเร็จอย่างแน่นอน

เข้าร่วมอบรมหรืองานสัมมนาที่จะช่วยให้คุณพัฒนาทักษะในด้านการสื่อสาร หรือแม้แต่การร่วมกิจกรรมต่างๆในสังคมหรือชุมชนอยู่เสมอ เพราะการพบปะผู้คนบ่อยๆ  จะช่วยให้เรามีทักษะและประสบการณ์ในการสื่อสารมากยิ่งขึ้น

เมื่อเราสละเวลาให้กับการฝึกฝนตามวิธีการเหล่านี้ มันจะเป็นการเปิดโอกาสให้เรากลายเป็นนักสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ สามารถประสานงานและสร้างความสัมพันธ์ทั้งกับคนในองค์กรและคนนอกองค์กร คู่ค้า และผู้ร่วมธุรกิจหรือแม้แต่ลูกค้าของเรา นอกจากนั้นการที่เรามีทักษะการสื่อสารที่ดียังช่วยให้เรามีความพัฒนามากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นในด้านหน้าที่การงาน หรือแม้แต่สร้างความน่าเชื่อถือและภาพลักษณ์ที่ดีให้กับตัวของเราเอง

สิ่งสุดท้ายที่เป็นกุญแจสำคัญ ของการติดต่อประสานงานให้ประสบความสำเร็จก็คือ การสื่อสารที่ดีนั้นมาพร้อมกับบุคลิกภาพที่ดีด้วย ในคอร์สออนไลน์ของตลาดปัญญาที่ชื่อว่า “สร้างบุคลิกภาพภายใน 45 วัน”

โค้ชบัวผู้สอนคอร์สนี้ได้บอกว่า เราสามารถสร้างความประทับใจแรกได้ในเวลา 8 วินาที และผู้คนใช้เวลา 8 นาทีเพื่อตัดสินว่าเราเป็นคนที่ควรคบหาหรือน่าเชื่อถือพอหรือไม่ ดังนั้น บุคลิกภาพที่ดีและสง่างามจะส่งผลในภาพลักษณ์ภายนอกที่ดูน่าเชื่อถือ และทำลายกำแพงที่กั้นระหว่างตัวเรากับคู่สนทนา ส่วนทักษะทางการสื่อสารคือหนทางแห่งความสำเร็จ

เปิดใจคู่สนทนาด้วยบุคลิกภาพที่สง่างามและน่าเชื่อถือ เอาชนะใจคู่สนทนาด้วยทักษะการสื่อสารแบบมืออาชีพ

แล้วพบกันใหม่ ในบทความหน้านะคะ

บรรณาธิการ : ตลาดปัญญา.com

ความเห็น